ワークフローのポイントやコツを教えてくださいという質問を頂く事がたまにあります。ついつい「ケースバイケースです」と答えてしまう事が多かったのですが、今回真面目に考えてなるべく誰もが理解しておくべきポイントを独断と偏見で7つにまとめてみました。（先々増えるかもしれません）

1. 分岐はなるべくシンプルにする

ワークフローが上手く動かないんですと相談をされて見せてもらうとよくあるのが分岐の条件を複雑に作成されている事が多いです。複雑な分岐を一つにして作成するよりシンプルな分岐を複数重ねる方が分かりやすく、検証も容易です。

2. 他の物が登録されないよう、トリガー条件は狭めに作る

前項にも似ていますが、あんな物もこんな物も登録されるようにと複雑な条件でヒットするようなトリガーを作られる方がいます。ワークフローでトラブルになるのは、圧倒的に想定外の物がワークフローに登録された時が多いです。なので個人的には「想定していたものが登録されない」方が「想定外の物が登録されてしまう」方がマシだと思っています。

3. 間違えた時に悪い影響が起きないような作り方をする

一番分かりやすいのは元のデータを書き換えてしまうような処理です。Aというプロパティの値を元に新しく作成したBというカスタムプロパティの値を設定する、みたいな場合はAに元のデータが残るので何かあってもあんまり問題はありません。しかしAの値を直接変更してしまうと元のデータを失うため、あとから元に戻すのは大変です。この処理が上手くいかなかったとき、どんな影響が出そうかな？というのは必ず考えてから実行しましょう。

4. ワークフローが実行されるまでには若干タイムラグがある

このタイムラグは一定ではなく、混みあう時間は少し長くなる事もあります。その為、タイムラグがあっても問題が無いようなワークフローづくりを心がけましょう。例えば前のワークフローの処理を待つ必要がある場合は、そのワークフローから呼んでもらうようにするといったイメージです。

5. 1つのワークフローに同時に複数回登録されない

よくあるのはステップメール等、遅延が複数回入るワークフローです。トリガー条件を満たしたのに登録されない！みたいなトラブルを確認してみると、それよりも前に条件を満たした時の処理が終わっていないので登録されていないというパターンです。何度も登録することを想定しているワークフローを作成する際には注意してください。

6. 分岐は左から順に実行され、適合したものがあるとそれ以降はチェックされない

分かりやすい例が複数選択式のプロパティを使っている時によくある問題です。例えば下記の様なイメージです。

• 好きな食べ物というプロパティに「野菜」「果物」「肉」と3つの選択肢を用意
• 1つの分岐アクションの中で「野菜を含む」「果物を含む」「肉を含む」と3つの分岐を作成する
  

上記のような例の場合、「野菜を含む」の分岐のアクションを実行した後、「果物を含む」場合にはそっちのアクションも実行して欲しいと考えている場合、残念ながらそのような動作にはそうなりません。野菜を含まない時以外は次の分岐には行きません！

もし野菜を含む場合、果物を含む場合、肉を含む場合を全部実行したい場合は下記の様な作り方にして下さい。

7.上記は一例です、運用前にはテストしましょう

よくある問題を上げてみましたが、ここに記載されていない落とし穴は一杯あります。作成後は自分で作成したワークフローを疑い、思い込みを捨てて、テストをしてください。出来れば作成中もトリガー条件を絞って、検証しながら作成していくと安心です。コンタクトベースの場合には通常の条件に加えてメールアドレスで絞り込みをかけながら作成すると良いですね。

普段からワークフローを作成をしている方には当たり前な話も多かったかもしれませんがいかがでしたでしょうか？今回のセレクションは私の独断と偏見で選んでおります。もっと大事なポイントがあるよという方は教えてください。