登録解除を活用してワークフローをシンプルにしよう

ワークフローを活用している方たちの中でも意外と知られていない「登録解除」という機能をご存知でしょうか？上手く使うとワークフローの分岐条件などをシンプルにすることが出来るので作成が楽になるだけではなく、管理メンテナンスの効率も上げてくれる良い機能です。

登録解除とは？

ワークフローは登録トリガーで設定した条件を満たすとワークフローに登録され設定されたアクションが実行されます。登録解除はワークフローに登録されたオブジェクトが条件を満たさなくなった場合、それ以降のアクションが実行されずワークフローから削除される機能です。

登録解除が輝くシーン

例えば見込客の人へステップメールを送付する場合、受注したらステップメールを途中でも止めたいというケースが多いのではないでしょうか？似たようなイメージで下記の様な使い方が想定されます。

• コンタクトのライフサイクルステージがSQLになったら開始、それ以外に変更したら終了
• セミナー参加者用のリストに追加されたら開始、外れたら終了
• 特定の取引/チケットタグが設定されたら開始、外れたら終了

登録解除を使わないと？

例えば見込客のコンタクトに対して5つのステップメールを送付する場合、各メールを送付する前にIF分岐を入れ、今も見込客かの確認を入れる必要があります。かなり複雑になるのがお判りでしょうか？？

登録解除を使ってみよう

といってもそんなに難しい話ではなく、下記の手順で簡単に設定可能です。

• いつものワークフローの編集画面の「設定と通知」タブを開く
• 左サイドメニューの「登録解除と除外」ボタンをクリック
• コンタクトが登録条件を満たさなくなった場合、このワークフローから削除しますか？のラジオボタンを「はい。このワークフローから削除します」を選択する

登録解除を上手く使うコツ

難しい機能でもないので大した話でもないのですが、YESかNOが明確になるような設定がおススメです。ワークフローのアクショントリガーを複雑にしてしまうと意図せずワークフローが外れてしまうケースもあると思います。初めて使う場合は下記の二つを基本にしてみると良いかもしれません。

• コンタクト/会社はリスト（ワークフロートリガー：リストのメンバーシップ）
  • 例：カスタマーライフサイクルステージを条件とした動的リスト
  • 例：フォーム当時にサンキューメールを送るワークフローで静的リストに追加する
• 取引/チケット/カスタムオブジェクトはオブジェクトタグ（ワークフロートリガー：フィルター条件への適合時＞〇〇のプロパティ＞〇〇タグ）

今回は以上です。ワークフロー活用して業務効率を上げましょう！