みなさんワークフローでどんなことをしていますか？ステップメールを組んだり、担当者にタスクを作成したりと色々な事をやられている事と思いますが、地味に値をコピーするワークフローって多くないですか？実はHubSpotユーザが作成している20％以上ものワークフローがデータコピーが目的だというのだから驚きです。
そんな皆様に朗報な、とても使い勝手の良い新機能「同期プロパティ」を今回はご紹介です。
今回は会社レコードのライフサイクルステージの値をコンタクトに同期する想定で作成してみます。
①設定＞プロパティーに移動し「新規プロパティを作成」をクリック
②最初のページは必要に応じて適当に設定して次へ
③フィールドタイプは「プロパティー同期」を選択して次へ
④ソースレコードタイプとソースレコードプロパティーを設定
⑤対象レコードの設定
会社は複数関連付ける事が出来てしまうのですが、それでは複数紐づいている場合にどの値をコピーしてくるのかシステムでは判断が出来ない為、ラベルか作成タイミングのいずれかで指定をする必要があります。
今回のケースではプライマリーの会社の値を引っ張ってくるのが良いと思いますので下記の様な設定を行います。
プライマリーは1つしか設定が出来ない為、会社を特定できますが、複数設定できるラベルやそもそもラベルで絞れない場合は下記のオプションのプルダウンを設定します。
⑥全てが終われば「作成」をクリックして終了です
コンタクトの値を見てみると下記のように設定がされています。
上記の通り、これから作成する場合には同期プロパティ便利でおススメですが、わざわざ過去に作成しているワークフローを作り直す必要はありませんのでご注意ください。
答えはNoです！コピーと同期は別物です！
例えば会社レコードで持っている値を関連先のコンタクトに値をコピーしたい場合は基本的に同期プロパティを選択していただければ問題ありません。しかし、例えばライフサイクルステージが取引に変わったときの「最新ソース」をコピーしておくというように、上書きされないようデータをコピーしておく場合は同期プロパティで行うと、値が変わるたびに最新の値を持ってきてしまいます。
なので任意のタイミングで一度だけコピーしたい場合は今後もワークフローを使ってください。